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Add-In Outlook : intégrez vos e-mails et documents dans la GED Elise sans quitter votre messagerie

Vos e-mails représentent un flux important de documents entrants dans votre organisation. L'Add-In Outlook de NeoLedge vous permet d'intégrer vos e-mails et leurs pièces jointes directement dans la GED Elise en quelques clics — sans quitter Outlook. Sélectionnez l'e-mail, capturez le corps du mail et ses pièces jointes, lancez le workflow de traitement : tout se passe depuis votre messagerie.

Logo Add-In Outlook NeoLedge — Intégration e-mails dans la GED Elise depuis Outlook

Pourquoi intégrer vos e-mails directement dans votre GED depuis Outlook ?

Les e-mails contiennent des documents essentiels au bon suivi des dossiers — factures, contrats, CV, courriers — qui circulent en dehors de la GED et échappent à la traçabilité documentaire. Sans intégration Outlook/GED, ces documents sont classés manuellement, en double, ou simplement perdus dans les boîtes mail. L'Add-In Outlook d'Elise résout ce problème en connectant directement votre messagerie à votre GED.

 

Comment fonctionne l'Add-In Outlook pour intégrer vos e-mails dans la GED Elise ?

L'interface intuitive de l'Add-In Outlook s'affiche directement dans votre messagerie Outlook. En quelques clics, vous intégrez vos e-mails et documents dans Elise sans changer d'application.

Sélection et capture de l'e-mail

Depuis votre messagerie Outlook, vous sélectionnez l'e-mail à intégrer. Vous choisissez ce que vous souhaitez publier dans la GED Elise : le corps de l'e-mail, les pièces jointes, ou les deux. Seuls les documents utiles sont intégrés — vous gardez le contrôle sur ce qui entre dans votre base documentaire.

Remplissage automatique des métadonnées

L'Add-In propose une recherche automatique des informations contenues dans l'e-mail. Les métadonnées nécessaires au classement dans la GED Elise — contacts, objet, importance, pièces jointes — sont complétées automatiquement. Vous typez ensuite facilement vos documents (facture, CV, contrat...) qui viennent enrichir automatiquement vos dossiers d'affaires.

Classement dynamique et lancement du workflow

Dès que le type de document est renseigné, la liste des workflows disponibles s'adapte automatiquement. Vos documents déversés dans Elise sont intégrés à un workflow de traitement en un clic — sans ressaisie, sans rupture dans votre activité.

Attribution des tâches aux collaborateurs

Les contacts de votre entreprise contenus dans le corps ou l'en-tête de l'e-mail sont reconnus par l'Add-In. Vous attribuez les tâches directement aux collaborateurs concernés pour "Action" ou pour "Information", comme vous le feriez depuis Elise. Vous pouvez également effectuer une recherche dans votre base de contacts Elise, directement depuis l'Add-In Outlook.

Élimination des doublons

Une fois le document intégré dans la GED Elise, l'onglet "Document" de l'Add-In permet de visualiser en un coup d'œil les informations relatives au document. Un lien est créé vers la fiche documentaire Elise, visible par l'ensemble des destinataires du message équipés d'Elise — ce qui élimine toute création de doublons dans la base documentaire.

 

Quels bénéfices apporte l'Add-In Outlook à vos équipes ?

Intégration totale ou partielle

des e-mails et pièces jointes selon vos besoins

Classement dynamique

selon le type de document — automatique et sans ressaisie

Attribution automatique

d'un processus de traitement selon le type de document

Partage facilité

des documents entre collaborateurs depuis la messagerie

Continuité dans votre activité

zéro rupture, zéro changement d'application

Gain de temps et de productivité

moins de manipulations manuelles, moins de doublons

 

Avec quelles versions d'Outlook l'Add-In est-il compatible ?

L'Add-In Outlook NeoLedge est compatible avec les environnements suivants :

  • Office 365
  • Outlook 2013 ou supérieur
  • Exchange 2013 ou supérieur
  • Interface disponible en français et en anglais
  • La GED Elise et l'Add-In Outlook sont synchronisés automatiquement

Téléchargez la brochure Add-In Outlook Elise

Questions fréquentes sur l'intégration des e-mails dans la GED

Qu'est-ce que l'Add-In Outlook d'Elise et à quoi sert-il ?

L'Add-In Outlook d'Elise est une extension intégrée directement dans votre messagerie Outlook qui vous permet de publier vos e-mails et pièces jointes dans la GED Elise sans quitter votre messagerie. Il capture automatiquement les métadonnées de l'e-mail (contacts, objet, pièces jointes), vous permet de typer le document et de lancer un workflow de traitement en quelques clics. L'objectif est de connecter le flux e-mail — un flux majeur de documents entrants — à votre base documentaire centralisée.

Faut-il quitter Outlook pour intégrer un e-mail dans la GED Elise ?

Non. C'est précisément l'avantage principal de l'Add-In Outlook : vous restez dans votre messagerie Outlook tout au long du processus. L'interface de l'Add-In s'affiche directement dans Outlook — vous sélectionnez l'e-mail, choisissez ce que vous intégrez (corps, pièces jointes ou les deux), renseignez le type de document et lancez le workflow, le tout sans changer d'application.

Comment l'Add-In Outlook évite-t-il les doublons dans la GED Elise ?

Une fois un document intégré dans la GED Elise via l'Add-In, un lien est automatiquement créé vers la fiche documentaire Elise. Ce lien est visible par tous les destinataires du message équipés d'Elise. Ainsi, si un autre collaborateur reçoit le même e-mail et tente de l'intégrer, il voit que le document existe déjà dans la GED — ce qui élimine toute création de doublon dans la base documentaire.

Quels types de documents peut-on intégrer depuis Outlook dans la GED Elise ?

L'Add-In Outlook permet d'intégrer tout type de document attaché à un e-mail : factures, devis, contrats, CV, bons de commande, courriers, rapports et tous types de pièces jointes. Vous choisissez d'intégrer le corps de l'e-mail, les pièces jointes, ou les deux. Le classement dynamique selon le type de document permet ensuite d'associer automatiquement le bon workflow de traitement dans Elise.

L'Add-In Outlook est-il compatible avec Outlook en version web et mobile ?

Oui. L'Add-In Outlook NeoLedge est compatible avec Outlook 2013 et supérieur en version client lourd (desktop), version web et version mobile, ainsi qu'avec Exchange 2013 ou supérieur et Office 365. L'interface est disponible en français et en anglais. La GED Elise et l'Add-In Outlook sont synchronisés automatiquement.

Ressources complémentaires

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