Comment l'ARS Nouvelle-Aquitaine a déployé la GED et la GEC Elise sur 13 sites pour 800 agents, en partant de zéro

L'ARS Nouvelle-Aquitaine démontre qu'un déploiement GED/GEC sur 13 sites pour 800 agents est réalisable en 9 mois en partant de zéro. La clé du succès réside dans une phase de paramétrage approfondie (74 ateliers métiers, 45 grilles de saisie, 144 champs personnalisés) menée en collaboration avec chaque service, la présence d'un sponsor interne dynamique, et des ressources humaines dédiées à la mise en œuvre. Le modèle cloud Elise s'est imposé pour des raisons de financement et de compétences techniques adaptées aux contraintes des établissements publics.

À l'ARS Nouvelle-Aquitaine, Elise a permis la création du Bureau Régional du Courrier (BRC) qui centralise tous les courriers papier des 12 sites vers le siège de Bordeaux. Le BRC numérise en moyenne 1 500 documents papier qui sont ensuite distribués via Elise à tous les agents, quel que soit leur site. Cette centralisation assure une traçabilité complète de chaque courrier et élimine les risques de perte lors du transit inter-sites.

Elise Flow est le parapheur électronique intégré à Elise, utilisé par 114 agents de l'ARS pour les circuits de signature interne. ECS Yousign complète ce dispositif pour la signature des partenaires externes : les partenaires signent directement via Elise, avec un suivi en temps réel des signatures et la possibilité de relancer les signataires. Ensemble, ces deux outils permettent d'éliminer les parapheurs papier sur l'ensemble des 13 sites géographiques — objectif fixé par le directeur général de l'ARS.

Oui. L'ARS Nouvelle-Aquitaine illustre la profondeur de personnalisation possible avec Elise : 74 ateliers métiers organisés, 45 grilles de saisie définies, 144 champs personnalisés répartis, et des tableaux de bord spécifiques créés pour chaque service (compteurs, listes, vues dynamiques). Chaque service a collaboré avec l'équipe projet pour adapter les outils à ses besoins quotidiens, évitant ainsi de submerger les agents d'informations superflues.

L'ARS Nouvelle-Aquitaine a choisi Elise Cloud pour des raisons de financement et de ressources humaines : certaines ARS n'ayant pas les compétences nécessaires pour gérer tous les hébergements, le modèle cloud permet de bénéficier de la solution sans infrastructure technique à maintenir en interne. Elise Cloud répond également aux exigences des cahiers des charges des accords-cadres du secteur public, notamment en termes de GED, GEC, parapheur électronique et BPM.