Réduction significative des délais de traitement
des documents grâce à l'élimination des oublis, pertes ou blocages de parapheurs — notamment en cas d'absence d'un agent — accélérant les validations et signatures
Étude de cas — Musée du quai Branly Jacques Chirac · GED Établissement culturel public · France
Comment le musée du quai Branly – Jacques Chirac a dématérialisé ses documents et processus administratifs avec la GED Elise pour 250 agents ?
Le musée du quai Branly – Jacques Chirac, placé sous la tutelle conjointe du ministère de la Culture et du ministère de l'Enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation, emploie plus de 250 agents aux missions variées. Depuis 2021, NeoLedge l'accompagne dans le déploiement d'Elise Cloud pour dématérialiser ses processus administratifs et sa gestion documentaire, du parapheur électronique à la signature des contrats, en passant par les ordres de mission et les processus RH.
Quels étaient les besoins documentaires du musée du quai Branly avant la GED Elise ?
Dans le cadre de son projet d'établissement 2020-2025 et de son schéma directeur SI 2021-2026, le musée du quai Branly – Jacques Chirac a décidé d'accélérer sa transformation numérique pour favoriser une culture de travail plus transversale. La solution devait répondre à plusieurs enjeux concrets.
- Réduire l'utilisation du parapheur papier pour la validation et la signature de documents, et limiter l'envoi postal pour la signature de documents externes
- Assurer la sécurité des données en les hébergeant en France ou en Europe
- Dématérialiser et automatiser les processus documentaires pour gagner en efficacité et rapidité, aussi bien sur site qu'en télétravail
- Dématérialiser et automatiser les processus documentaires pour gagner en efficacité et rapidité, aussi bien sur site qu'en télétravail
Comment Elise Cloud a-t-il été déployé au musée du quai Branly pour la gestion des documents ?
Dès 2021, NeoLedge a accompagné le musée dans le déploiement d'Elise, une solution de gestion électronique de documents et de dématérialisation des processus administratifs. La solution a été mise en place pour tous les agents, et ajustée aux spécificités de certains services (expositions, juridique, mécénat, etc.).
Fonctionnalités déployées pour la gestion des documents et processus du musée
Types de documents adaptés
création de types documentaires sur mesure selon les besoins métiers de chaque service
Automatisation des processus documentaires
workflows configurés pour les missions en France et à l'étranger : ordre de mission, demande d'avance sur frais, déclaration sur l'honneur
Génération automatique de formulaires
les agents saisissent leurs informations et Elise génère automatiquement les formulaires avec les calculs nécessaires (dont le calcul du total estimatif d'une mission)
Tableaux de bord personnalisés
suivi des tâches avec dates d'échéance configurables pour chaque service
Signature électronique intégrée
service de signature tiers intégré pour les contrats et conventions, avec centralisation des documents pour éviter les conflits de version
Gestion de courrier (GEC)
remplacement de l'outil GEC obsolète par Elise
Quels résultats concrets le musée du quai Branly a-t-il obtenus avec la GED Elise ?
En 2025, Elise est utilisé par la quasi-totalité des agents du musée. Les résultats obtenus en seulement quelques années sont significatifs.
Gain de temps dans la signature des contrats
par des personnes externes en France ou à l'étranger — délai réduit de plusieurs semaines à seulement quelques jours
Suppression des conflits de version
de documents grâce à la centralisation et la traçabilité sur Elise
Élimination des erreurs de calcul
grâce à l'automatisation (calcul du total estimatif d'une mission pour un ordre de mission), facilitant le travail de la comptabilité
La GED Elise est-elle adaptée aux établissements culturels et aux institutions publiques françaises ?
Oui. Le musée du quai Branly – Jacques Chirac illustre comment Elise Cloud répond aux besoins spécifiques d'un établissement public culturel : dématérialisation des processus RH et administratifs, gestion du courrier, signature électronique intégrée, travail collaboratif sur site et à distance, et hébergement des données en France ou en Europe. D'autres optimisations sont d'ores et déjà prévues au musée, notamment pour l'archivage des documents administratifs vers les archives nationales.
Questions fréquentes
Comment une GED peut-elle aider un établissement culturel public à dématérialiser ses processus RH et administratifs ?
Une GED comme Elise Cloud permet à un établissement culturel de dématérialiser l'ensemble de ses processus administratifs : ordres de mission, demandes d'avance sur frais, déclarations sur l'honneur, contrats, conventions. Les formulaires sont générés automatiquement avec les calculs nécessaires, les workflows de validation et signature sont entièrement dématérialisés, et les tableaux de bord personnalisés permettent un suivi en temps réel. Au musée du quai Branly, cette dématérialisation a permis d'atteindre le zéro papier sur le secteur de la formation.
Comment Elise Cloud améliore-t-il le travail collaboratif sur site et en télétravail dans un établissement public ?
Elise Cloud est accessible depuis tout appareil connecté, sur site comme à distance. Les documents sont centralisés dans une interface unique, accessible à tous les agents autorisés, avec traçabilité complète des versions. Les workflows de validation fonctionnent même en cas d'absence d'un agent grâce aux délégations configurables. Au musée du quai Branly, Elise a particulièrement facilité les échanges de documents dans le cadre du télétravail, tout en maintenant la qualité du suivi et la traçabilité des processus.
Comment Elise réduit-il les délais de signature des contrats avec des signataires externes ?
Elise intègre un service de signature électronique tiers qui permet aux personnes externes — en France ou à l'étranger — de signer des contrats et conventions directement depuis leur navigateur, sans déplacement ni envoi postal. Au musée du quai Branly, ce délai est passé de plusieurs semaines à seulement quelques jours. Les documents signés sont automatiquement centralisés dans Elise, éliminant les conflits de version et garantissant la traçabilité complète de chaque signature.
La GED Elise est-elle conforme aux exigences de sécurité des données pour un établissement sous tutelle ministérielle ?
Oui. Elise Cloud de NeoLedge est disponible en hébergement France ou Europe, répondant aux exigences de sécurité des données pour les établissements publics français placés sous tutelle ministérielle. La solution garantit la traçabilité complète des accès et actions sur les documents, avec une gestion fine des droits utilisateurs par service et par profil. Cette conformité était l'un des enjeux clés identifiés par le musée du quai Branly lors du choix d'Elise.
Comment Elise s'adapte-t-il aux besoins spécifiques de différents services au sein d'un même établissement ?
Elise est une plateforme flexible qui permet de créer des types de documents et des workflows adaptés aux spécificités de chaque service. Au musée du quai Branly, la solution a été ajustée aux besoins des expositions, du service juridique, du mécénat et des ressources humaines — chaque service disposant de ses propres types de documents, tableaux de bord personnalisés et circuits de validation. Cette flexibilité est l'un des principaux atouts identifiés par l'établissement dans son retour d'expérience.
