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Gestion du courrier : passez au "zéro papier" dans votre ville

Dématérialisez tous vos courriers grâce à illico. Assurez leur traçabilité, supervisez leur traitement et respectez vos délais de réponse. 

Découvrir la vidéo de présentation
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Capture multicanale 

Numérisez vos courriers et garantissez leur fiabilité. Captez vos e-mails en un clic. Avec illico, vous intégrez l'ensemble des courriers adressés à votre ville dans une solution unique. 

  • Illico inclut une numérisation fiable et performante des courriers papiers. Scannez vos originaux quelle que soit localisation 
  • Vos originaux numérisés sont enregistrés en PDF / A, océrisés et certifiés conformes grâce à la signature électronique serveur.
  • Pas de gestion des demandes sans la gestion des emails ! Avec l'additionnelle-in Outlook, vous intégrez directement vos mails, en un clic, depuis votre messagerie. Vous pouvez également connecter directement vos boites mails génériques. Intégrer aussi les demandes issues de formulaire ou des appels téléphoniques illico dispose des fonctions de reconnaissance automatique du contenu des documents (LAD, RAD, ICR) basée sur l'Intelligence Artificielle.  

Circulation efficace des courriers

Facilitez le travail du service courrier par le biais d'une interface dédiée. Optimisez les actions de vos collaborateurs par l'automatisation des processus, les notifications et l'accès en mobilité. 

  • Une interface dédiée aux services courriers facilite l'enregistrement et la distribution des courriers aux services et/ou collaborateurs
  • Vous mettez en place des processus prédéfinis selon le type de courrier reçu
  • Vous automatisez les processus (smartagent) pour adapter les traitements à des critères spécifiques (montant d'une facture, type de de prestations, importance du document, etc)
  • Un système de notification alerte les collaborateurs sur les échéances de traitement
  • Illico inclut également l'accès à l'application mobile, pour consulter et traiter vos courriers en mobilité
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Suivi des traitements et délais

L'attribution de délais de traitement par type de courrier et la mise à disposition de tableaux de suivi personnalisables vous permettent de garantir à vos citoyens et partenaires une réponse dans les délais.

  • Illico vous permet d'accuser réception des courriers (SVE - Saisine par Voie Electronique) et de garantir les délais de réponse (SVA - Silence Vaut Acceptation)
  • Vous attribuez des délais de traitement par courrier ou par type de courrier
  • Des tableaux de bord personnalisables par service ou par collaborateur permettent de suivre les délais et l’état d’avancement du traitement des demandes
  • Vous pouvez également savoir en temps réel qui a une action à effectuer et ajouter des collaborateurs dans le circuit de validation

Gestion des courriers départs

Facilitez la rédaction de vos courriers départs grâce à votre bibliothèque de modèles de documents et à l'intégration automatique des données utiles. 

  • Vous disposez d'une base de modèles pour créer rapidement de nouveaux documents à la charte de la ville, avec intégration automatique de données saisies (fusion des métadonnées)
  • Les courriers sortants sont automatiquement liés aux courriers entrants et s'affichent en vis-à-vis afin d'opérer les validations nécessaires
  • Les courriers sortants bénéficient de leur propre workflow de traitement, de validation et de signature
  • Les courriers sortants peuvent être signés électroniquement
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Base de contacts intégrée

Disposez d'une base de gestion des tiers intégrée, liez chacun de vos courriers à un contact et bénéficiez d'une vue globale des correspondances pour un tiers donné. 

  • Vous bénéficiez d'une vue globale sur les correspondances liées à un destinataire ou un expéditeur, quelle que soit leur canal d'arrivée, en un clic.
  • Vous retrouvez facilement toutes les données personnelles relatives à un tiers en cas de demande d'accès ou de suppression des données

Recherche et classements simplifiés

Retrouvez simplement vos documents grâce aux classements dynamiques et à la recherche multicritères. 

  • Illico propose un système de classement des documents dynamique (plan de classement) et donc adapté à chaque utilisateur

  • Grâce à la recherche simple vous retrouvez rapidement vos documents (recherche dans les métadonnées et dans le texte du document. Pour être plus précis, illico dispose de la recherche multicritères: vous recherchez vos courriers selon des critères multiples, comme l'expéditeur, la date ou le sujet

Découvrez notre vidéo de démonstration
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